Dieser Bereich bietet einen schnellen Zugriff auf erfasste Bewegungsdaten wie Arbeitszeit, Kranktage und Urlaubstage. Der Bildschirm ist in zwei Hauptbereiche unterteilt: Im oberen Bereich befindet sich die Funktionsleiste mit verschiedenen Schaltflächen, und im unteren Bereich werden in den Reitern Kalender, Anwesenheit und Warnhinweise die jeweiligen Detailinformationen angezeigt.

Die Übersicht zeigt für einen Monat mehrere Mitarbeiter an. Durch einen Doppelklick auf eine Zelle kann der Monatskalender des ausgewählten Mitarbeiters geöffnet werden. Diese Aktion entspricht dem Aufruf der Funktion Arbeitszeiten und zeigt die Arbeitszeiten des jeweiligen Mitarbeiters an, im Gegensatz zur Übersicht, die Daten mehrerer Mitarbeiter darstellt.

Kalender

Wenn der Reiter Kalender aktiv ist, kann der Benutzer auf die Zeilen einzelner Mitarbeiter klicken, um einen oder mehrere Tage auszuwählen. Ein Rechtsklick öffnet ein Popup-Menü, in dem je nach Benutzerrechten verschiedene Optionen zur Verfügung stehen. Administratoren oder Personalsachbearbeiter können Arbeitstage, Urlaubstage oder Kranktage definieren, während Abteilungsleiter nur auf die für sie freigegebenen Funktionen zugreifen können.

Arbeit

Die Funktion Arbeit öffnet einen Kalender, in dem die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst, bearbeitet oder korrigiert werden können. Zusätzlich lassen sich in diesem Kalender auch Urlaubs- und Kranktage verwalten. In der Zeiterfassung gibt es zwei Modi zur Erfassung der Projektarbeitszeit:

1. Modus 1: Die Arbeitszeit ist gleich der Projektzeit. In diesem Fall können im Arbeitszeitkalender sowohl Arbeits- als auch Projektzeiten erfasst werden. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter von 8:00 bis 10:00 Uhr allgemeine Arbeit erfassen und von 10:00 bis 12:00 Uhr für ein bestimmtes Projekt arbeiten.

2. Modus 2: Die Projektzeit wird von der Arbeitszeit getrennt erfasst. In der Funktion Arbeit wird nur die allgemeine Arbeitszeit erfasst, während die Projektzeit über die Funktion Projekt verwaltet wird.

Beispiel: Wird die Projektzeit getrennt erfasst, könnte der Mitarbeiter die Arbeitszeit von 8:00 bis 17:00 Uhr angeben, die für den Stundenzettel und das Stundenkonto relevant ist. Gleichzeitig könnte die Projektzeit, beispielsweise von 8:00 bis 19:00 Uhr, unabhängig davon erfasst werden.

Projekt

Die Funktion Projekt öffnet einen Kalender, in dem ausschließlich Projektarbeitszeiten erfasst werden. Dabei wird die Arbeitszeit von der Projektzeit getrennt. Mitarbeiter können bei der Erfassung von Projektzeiten angeben, welche Aufgaben sie erledigt haben. Dafür stehen bis zu fünf Projektdimensionen zur Verfügung, wie zum Beispiel Kunde, Auftrag und Arbeitsschritt.

Im Gegensatz zum regulären Arbeitszeitkalender, der sowohl Soll- als auch Ist-Zeiten anzeigt, werden im Projektzeitkalender ausschließlich Ist-Zeiten für Projekte dargestellt. Samstage, Sonntage und Feiertage werden nicht explizit als freie Tage gekennzeichnet, da im Projektzeitkalender keine Sollzeiten dargestellt werden.

Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre Projektzeiten manuell zu bearbeiten und durch Auswahl- oder Baumstrukturen das jeweilige Projekt zu einem bestimmten Tag zuzuordnen. Es ist zudem möglich, innerhalb eines Tages mehrere Zeitpaare für unterschiedliche Projekte zu erfassen, beispielsweise von 8:00 bis 12:00 Uhr für Kunde A und von 12:00 bis 17:00 Uhr für Kunde B.

Urlaub

Die Funktion Urlaub zeigt eine Liste aller vom Mitarbeiter beantragten Urlaubszeiträume. Durch das Anklicken eines Zeitraums kann der Benutzer entscheiden, ob der Urlaub genehmigt oder abgelehnt wird. Wenn die E-Mail-Funktion aktiviert ist, werden der Mitarbeiter, der Vorgesetzte und das Personalbüro automatisch per E-Mail über die Entscheidung informiert.

EAU (Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung)

Die Funktion eAU zeigt alle elektronischen Krankmeldungen (eAU-Tage) des aktuell ausgewählten Mitarbeiters. Sobald ein Mitarbeiter eine Krankmeldung abgibt, werden die entsprechenden Tage in der Software erfasst und an die Krankenkasse zur Bestätigung gesendet. Nach erfolgreicher Bestätigung durch die Krankenkasse werden die Kranktage automatisch in den Kalender eingetragen, inklusive Informationen zu Erstbescheinigungen, Folgebescheinigungen und Krankenhausaufenthalten. Nähere Informationen zur eAU-Funktion sind im Bereich Mitarbeiter zu finden.

Konto

Die Funktion Konto öffnet ein Fenster mit detaillierten Informationen über das Stundenkonto des Mitarbeiters. Es bietet eine Übersicht über Ist- und Sollstunden sowie das Stundenkonto des aktuellen Monats und des Gesamtjahres. Zusätzlich können Korrekturen vorgenommen werden, um das Stundenkonto oder den Urlaubsanspruch anzupassen. Zum Beispiel kann der Benutzer das Stundenkonto erhöhen oder reduzieren, wenn Überstunden ausbezahlt wurden oder zusätzliche Stunden gutgeschrieben werden sollen. Auch der Urlaubsanspruch kann angepasst werden, etwa durch 25 Jahre Betriebszugehörigkeit oder durch Auszahlung von Urlaub. Detaillierte Informationen zur Funktion Konto sind im Bereich Mitarbeiter zu finden.

Stundenzettel

Die Funktion Stundenzettel öffnet den Stundenzettel des aktuell ausgewählten Mitarbeiters. Dieser bezieht sich auf den in den Filterkriterien (Monat, Jahr, Abteilung) ausgewählten Monat. Weitere Informationen zur Funktion Stundenzettel sind im Bereich Ausgabe zu finden.

Aktualisieren

Die Funktion Aktualisieren lädt den unteren Bereich des Bildschirms neu, der entweder den Kalender, die Anwesenheit oder Warnhinweise anzeigt. Der Kalender zeigt die neuesten Daten für den gewählten Monat und das Jahr, die Anwesenheit zeigt die aktuellen Anwesenheitsdaten, und der Reiter Warnhinweise wird ebenfalls aktualisiert, falls er aktiv ist. Die Funktion verfügt über ein Dropdown-Menü, mit dem der Benutzer auswählen kann, ob nur aktive Mitarbeiter, nur inaktive Mitarbeiter oder beide angezeigt werden. Standardmäßig werden nur aktive Mitarbeiter angezeigt.

Anpassen

Die Funktion Anpassen passt die Darstellung der Tabelle im Reiter Kalender an. Standardmäßig sind die Spalten relativ schmal, sodass bei Terminen nur Symbole sichtbar sind. Wenn auf Anpassen geklickt wird, wird die Spaltenbreite vergrößert, sodass Abkürzungen wie „BS“ für Berufsschule sichtbar werden.

Auswahl

Im Bereich Auswahl können der Monat, das Jahr und die Abteilungen über Dropdown-Listen ausgewählt werden. Diese Auswahl bestimmt, welche Daten im Kalender oder in der Anwesenheitsübersicht angezeigt werden. Änderungen der Auswahlkriterien aktualisieren automatisch die dargestellten Daten je nach aktivem Reiter. Die Filterkriterien Monat, Jahr und Abteilung werden auf die jeweilige Ansicht angewendet.

Anwesenheit

Hier wird die aktuelle Anwesenheit in Form einer Tabelle dargestellt. Diese bezieht sich auf den Tag, der im oberen Bereich bei Auswahl Tag & Abteilung ausgewählt ist.

Die Anwesenheitsabelle beinhaltet folgende Spalten:

Status - hier wird der Anwesenheitsstatus (grün für anwesend / rot für abwesend) angezeigt.

Nr - die Personalnummer des Mitarbeiters

Name und Vorname - Name und Vorname des Mitarbeiters

Abteilung - die Abteilung, der der Miarbeiter zugeordnet ist

Modell - das Zeitmodell des Mitarbeiters

Status - entsprechend der ersten Spalte wird hier der Status in Textform dargestellt

von / bis - die Uhrzeit ab wann der Mitarbeiter das letzte Mal gebucht hat am entsprechenden Tag

ProjektDim1-5 - an welchem Projekt der Mitarbeiter zuletzt gearbeitet hat bzw. aktuell arbeitet

Warnhinweise

In diesem Bereich werden Warnhinweise vom Zeiterfassungssystem an den Administrator für einen bestimmten Tag ausgegeben. Diese beziehen sich in der Regel auf Buchungen, die nicht vollständig sind und bei denen ein Eingreifen des Systemadministrators oder des Personalbüros erforderlich sind.

Es wird empfohlen, regelmäßig die Warnhinweise durchzugehen, um so sicherzustellen, dass die erfassten Daten eine hohe Güte haben.

Fehlende Buchungen sind jedoch auch relativ einfach in der Übersicht erkennbar, wo diese in Form von gelben Warnzeichen dargestellt werden.