Einführung

Mitarbeiter

Der Bereich Mitarbeiter dient der umfassenden Pflege der Personalstammdaten und ist untergliedert in die Reiter Mitarbeiter, Abteilungen und Kostenstellen.

Jeder dieser Reiter verfügt im oberen Bildschirmbereich über eine eigene Funktionsleiste, während im unteren Bereich spezifische Einstellungen und Details zu Mitarbeitern, Abteilungen und Kostenstellen angezeigt werden.

Reiter Mitarbeiter

Die Personalstammdaten-Liste wird in Form einer detaillierten Tabelle dargestellt, die folgende Spalten umfasst:

• PN (Personalnummer) – Alphanumerische, eindeutige Kennung des Mitarbeiters, die zur Identifikation im System dient. Diese Nummer ist auch relevant für die Anmeldung des Mitarbeiters in verschiedenen Systemen (z. B. TimeAgent, TimeClient, TimeWeb).

• Mitarbeiter – Darstellung des Namens in der Reihenfolge Nachname, Vorname.

• Abteilung – Zeigt die Abteilung an, der der Mitarbeiter zugeordnet ist. Die Zuordnung zu einer Abteilung ist wichtig für organisatorische Strukturen und Berichte.

• Zeitmodell – Gibt das Zeitmodell des Mitarbeiters an, das seine Soll-Arbeitszeit und Regelungen zu Arbeitszeiten festlegt.

• Kostenstelle – Zeigt die Kostenstelle, die dem Mitarbeiter zugeordnet ist. Diese Zuordnung dient in der betriebswirtschaftlichen Auswertung zur Zuweisung der Arbeitskosten zu Projekten oder Abteilungen.

• KontoGes (Konto Gesamt) – Aktueller Stand des Stundenkontos des Mitarbeiters bezogen auf den Vortag des aktuellen Tages.

• Vormonat – Stand des Stundenkontos des Mitarbeiters am Ende des letzten Monats.

• KontoMon (Konto Monat) – Aktueller Stundenkonto-Stand für den laufenden Monat.

• KrankMon (Krankheit im Monat) – Anzahl der Krankheitstage, die der Mitarbeiter im aktuellen Monat verzeichnet hat.

• KrankJahr (Krankheit im Jahr) – Anzahl der Krankheitstage des Mitarbeiters im laufenden Kalenderjahr bzw. im ausgewählten Jahr.

• UrlBeantMon (Beantragter Urlaub im Monat) – Anzahl der für den aktuellen Monat beantragten Urlaubstage.

• UrlBeantJahr (Beantragter Urlaub im Jahr) – Anzahl der im Kalenderjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember beantragten Urlaubstage.

• UrlErf (Erfasster Urlaub) – Anzahl der erfassten Urlaubstage im gesamten Jahr.

• Resturlaub – Verbleibender Urlaubsanspruch des Mitarbeiters für das laufende Jahr.

Reiter Stammdaten

Der Reiter Stammdaten zeigt die grundlegenden Stammdaten eines Mitarbeiters und ist in die Bereiche Anmeldung und Basisstammdaten unterteilt.

Bereich Anmeldung

• Personalnummer – Alphanumerische Kennung, die zur Hauptidentifikation des Mitarbeiters dient und für die Anmeldung in Programmen wie TimeAgent, TimeClient und TimeWeb verwendet wird. Änderungen an der Personalnummer können weitreichende Folgen haben; daher ist das Eingabefeld standardmäßig ausgegraut. Es kann nur über ein Stift-Icon neben dem Feld geändert werden.

• Kennwort – In Kombination mit der Personalnummer dient das Kennwort zur Anmeldung. Das Kennwort wird maskiert dargestellt und kann über ein Lupen-Icon neben dem Eingabefeld temporär im Klartext angezeigt werden.

• Finger-ID / RFID – Hier können die Finger-ID und die RFID-Nummer gespeichert werden. Diese Nummern dienen zur Identifikation des Mitarbeiters an Zeiterfassungsgeräten. Über ein Icon kann die Groß- und Kleinschreibung der RFID-Daten angepasst werden.

Bereich Basisstammdaten

• Nachname, Vorname, Titel, Zusatz und Vorsatz – Felder zur detaillierten Eingabe des Namens des Mitarbeiters inklusive optionaler Titel oder Zusätze.

• Abteilung – Eine Auswahlliste zur Zuordnung des Mitarbeiters zu einer Abteilung.

• Land – Auswahlfeld für das Land bzw. das Bundesland des Mitarbeiters. Diese Angabe ist wichtig, um die geltenden Feiertage für den Mitarbeiter zu bestimmen.

• Zeitmodell – Ein Auswahlfeld, das alle im Bereich Arbeitszeiten definierten Zeitmodelle enthält und das Zeitmodell des Mitarbeiters festlegt.

• Erfassungsstart – Ein Datumsfeld, das den Startpunkt für die Erfassung der Soll- und Ist-Zeiten im Stundenkonto des Mitarbeiters definiert.

• Kontostart – Ermöglicht die Eingabe eines Anfangswerts für das Stundenkonto des Mitarbeiters, der zum Erfassungsstart gültig ist. Dieser Wert wird oft verwendet, wenn beim Start der Zeiterfassung bereits ein bestehendes Stundenkonto vorhanden ist.

• Urlaub in Tagen – Eine Tabelle zur Darstellung des Urlaubsanspruchs und des Übertrags aus dem Vorjahr. Abhängig von der Einstellung in der Urlaubsberechnung kann die Tabelle entweder Urlaub in Tagen oder Urlaub in Stunden heißen. Die Werte in dieser Tabelle werden ab dem ersten erfassten Eintrag automatisch vom System berechnet und für jedes Folgejahr neu erstellt, sobald die Stundenkonto-Berechnung erfolgt. Die Stundenkonto-Berechnung wird entweder täglich oder bei einer Datenänderung aktualisiert.

Reiter Erweitert

Der Reiter Erweitert enthält erweiterte Optionen zur detaillierten Konfiguration des Mitarbeiters:

  1. Kontoberechnung – Definiert, ob das Stundenkonto des Mitarbeiters über ein festes Zeitmodell oder einen individuellen Schichtplan ermittelt wird.
  2. Mitarbeiterstatus – Eine Checkbox mit dem Namen aktiv:

• aktiv: Wenn die Checkbox aktiv gesetzt ist, kann der Mitarbeiter Arbeitszeiten erfassen und wird in der Lizenzierung der Software berücksichtigt. Die Lizenzierung erfolgt basierend auf der Anzahl aktiver Mitarbeiter.

• inaktiv: Ist die Checkbox aktiv nicht gesetzt, gilt der Mitarbeiter als inaktiv. Inaktive Mitarbeiter sind weiterhin im System erfasst, jedoch nicht für die Zeiterfassung zugelassen und zählen nicht zur Lizenzierung. Dadurch bleibt die Lizenz für einen neuen aktiven Mitarbeiter frei. Inaktive Mitarbeiter können jederzeit wieder auf aktiv gesetzt werden, wenn ausreichende Mitarbeiterlizenzen verfügbar sind.

  1. Projektzeit – Checkbox aktiv, die definiert, ob der Mitarbeiter separate Projektzeiten erfasst:

• Wenn im Reiter Projektzeiterfassung festgelegt ist, dass Projektzeiten auch als Arbeitszeiten gelten, wird die Checkbox Projektzeit aktiv ignoriert. Ist die Option Projektzeiten sind Arbeitszeiten deaktiviert, haben Mitarbeiter mit aktivierter Projektzeit die Wahl, separate Projektzeiten zu erfassen.

• Mitarbeiter ohne diese Option erfassen nur Arbeitszeiten. Dies ermöglicht eine flexible Handhabung, sodass bestimmte Mitarbeiter nur Arbeitszeiten und andere sowohl Arbeits- als auch Projektzeiten erfassen können.

  1. In Berichten sichtbar – Checkbox, die festlegt, ob der Mitarbeiter in Berichten berücksichtigt wird, etwa in Stundenzetteln und Jahresübersichten mit Urlaub und Krankheitstagen. Mitarbeiter können gezielt von Berichten ausgeschlossen werden, indem diese Checkbox deaktiviert bleibt.
  2. E-Mail-Adresse – Eingabefeld für die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Diese Adresse wird auch für die Anmeldung im Web verwendet, wo der Mitarbeiter seine Arbeitszeiten einsehen oder stempeln kann.
  3. Windows-Benutzer – Feld für den Windows-Benutzernamen. Über Single Sign-On wird der Mitarbeiter bei Anmeldung über die Windows-Benutzerkennung automatisch im Time Agent oder Time Client angemeldet.
  4. Telefon – Telefonnummer, die für die Telefonzeiterfassung verwendet wird. Die Zeiterfassung erfolgt über einen Voice-over-IP-Anrufbeantworter, der rund um die Uhr Anrufe entgegennimmt, um Arbeitszeiten zu stempeln, Krankmeldungen zu übermitteln oder Urlaubsanträge aufzugeben.
  5. Telefon Home Office – Weitere Telefonnummer, die der Mitarbeiter verwenden kann, wenn er von zu Hause arbeitet. Die Software erkennt anhand dieser Nummer, ob der Mitarbeiter aus dem Home Office tätig ist.
  6. Telefonerfassung – Einstellung zur Teilnahme an der Telefonzeiterfassung mit Optionen:

• Über beliebiges Telefon: Der Mitarbeiter kann von jeder Nummer aus anrufen und Arbeitszeiten erfassen.

• Nur über eigenes Telefon: Nur Anrufe von den hinterlegten Telefonnummern (Telefon oder Home Office) werden akzeptiert.

• Nur über Kostenstellen-Telefonen: Die Teilnahme ist auf Anrufe von einer Telefonnummer beschränkt, die der Kostenstelle zugeordnet ist.

  1. Arbeitnehmertyp – Auswahl des Beschäftigungsverhältnisses, z. B. Vollzeit, Teilzeit, Aushilfe, Leiharbeiter.
  2. Stundenzettel-Typ – Bestimmt die Berechnung der Ist- und Soll-Zeiten auf dem Stundenzettel und ist besonders wichtig für Lohnempfänger und Gehaltsempfänger:

• Typ 1: Istzeit = Anwesenheit – Urlaub und Krankheitstage werden nicht in die Istzeit übernommen.

• Typ 2: Istzeit entspricht Sollzeit – Urlaub und Krankheitstage werden auch bei Abwesenheit in die Istzeit übernommen.

  1. Urlaubsberechnung – Stellt die Berechnung des Urlaubsanspruchs entweder in Tagen oder Stunden ein.
  2. Kostenstelle – Ermöglicht die Zuordnung des Mitarbeiters zu einer bestimmten Kostenstelle.
  3. Lohnsätze – Tabelle zur Erfassung des Brutto- und kalkulatorischen Lohnsatzes pro Jahr, für die Berechnung von Projektkosten.

Reiter eAU

Im Reiter eAU werden die Angaben für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erfasst und Krankenkassenwechsel dokumentiert.

  1. Angaben zum Arbeitnehmer für elektronische AU

• Versicherungsart, Krankenkasse und SV-Nummer – Informationen zur Versicherung des Mitarbeiters. Die Sozialversicherungsnummer wird auf Gültigkeit geprüft.

• Eintrittsdatum, Austrittsdatum und individuell festgelegte Tage bis zur AU-Bescheinigung – Diese Felder ermöglichen eine flexible Verwaltung der AU-Anforderungen.

  1. Wechsel der Krankenkasse / Versicherungsart

• Versicherungsart, Krankenkasse neu und gültig ab – Verwaltung und Automatisierung des Krankenkassenwechsels zu definierten Daten.

Reiter Notizen

Im Reiter Notizen gibt es zwei Felder für detaillierte Texteingaben:

• Allgemeine Notizen – Erfassung allgemeiner Informationen zum Mitarbeiter.

• Besondere Notizen – Besondere Hinweise oder Anmerkungen.

Beide Felder erlauben freie Texteingabe ohne Formatierungen.