Einführung

Abwesenheiten

Zu den Abwesehenheiten zählen Urlaubs- und Kranktage - beide spielen für die Berechnung des Zeitkontos eine ebenso wichtige Rolle wie die Zeitbuchungen.

Urlaubstage

Die Erfassung von Urlaubstagen kann auf zwei unterschiedliche Arten erfolgen:

  1. Der Mitarbeiter beantragt Urlaub über einen Kalender im TimeAgent oder den TimeClient, der auch zum Buchen von Zeiten verwendet wird. Neben dem Ausdrucken eines Urlaubsantrag werden optional auch E-Mails an die Abteilungsleiter und das Personalbüro versendet mit dem Urlaubsantrag als PDF im Anhang und der Möglichkeit, Tage bequem per Mausklickt direkt aus der Mail heraus zu genehmigen oder abzulehnen.
  2. Der Personalsachbearbeiter erfasst beantragten Urlaub im Namen des Mitarbeiters und entscheidet, ob der Antrag ausgedruckt und zur Unterschrift vorgelegt oder per E-Mail an die Abteilungsleiter versendet wird mit der Möglichkeit der Genehmigung direkt aus der Mail heraus.

Kranktage

Auch bei der Erfassung der Kranktage gibt zwei grundsätzliche Arten der Erfassung

  1. Manuelle Erfassung der Kranktage Hierbei meldet sich der Mitarbeiter beim Vorgesetzten oder im Personalbüro krank - der Vorgesetzte oder Personalsachbearbeiter erfasst den Urlaub direkt im Kalendarium der Zeiterfassung.
  2. Manuelle Erfassung mit automatischen Abgleich bei den Krankenkassen Wird die in Deutschland für gesetzlich Krankenversicherte verfügbare “elektronische AU” genutzt, werden Kranktage im System nach der Meldung durch den Arbeitnehmer / Vorgesetzten oder den Personalsachbearbeiter automatisch mit den Krankenkassen abgeglichen. Diese Funktion ist nur für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer und nur in Deutschland verfügbar.

Zusätzlich zur Erfassung der Kranktage im Kalendarium besteht die Möglichkeit, den bei der Software mitgelieferten Anrufbeantworter zu nutzen - hierbei ruft der Mitarbeiter auf einer Festnetznummer des Unternehmens an, der Anrufbeantworter hebt ab und fragt den Mitarbeiter nach dem Zeitraum seiner Krankmeldung und fragt prüft anschließend automatisch (sofern möglich) die Krankmeldung bei der zuständigen Krankenkasse.